Analisi sistemica: approccio all’organizzazione

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Analisi sistemica: approccio all’organizzazione

In ambito lavorativo, ci troviamo sempre ad operare all’interno di un’organizzazione che, se vogliamo definirla in termini scientifici, potrebbe essere assimilata al sistema biologico, nel quale le parti sono interconnesse e strettamente correlate tra loro. In un sistema biologico, infatti, i sintomi che si manifestano nella persona affetta da un problema di salute possono essere molto lontani dalle cause principali.

Allo stesso modo, quindi, per identificare e comprendere meglio i fenomeno causa – effetto in un’organizzazione è bene dotarsi di uno schema che agevoli l’analisi e permetta a chi osserva questa struttura di capire dove si è verificato il danno che ha portato ad un evento inatteso e negativo.

Per fare ciò possiamo utilizzare lo schema fornito da P. R. Lawrence e J. W. Lorsch, i quali suddividono l’organizzazione in tre macroaree:

  • Struttura di base,
  • Sistemi operativi,
  • Processi sociali.

Quando parliamo di struttura di base ci riferiamo alla parte centrale, all’impianto portante di tutta l’organizzazione. Essa ha la prioritaria funzione di garantire la stabilità funzionale dell’intera organizzazione. Più i beni/servizi prodotti sono standardizzabili e più questa parte deve essere stabile. Laddove, invece, i beni/servizi prodotti sono mutabili, personalizzabili e, quindi, non standardizzabili, la struttura di base deve essere meno rigida e rimanere pronta a eventuali rimodellamenti in base al prodotto da produrre.

Fanno parte di questa componente organizzativa:

  • L’organigramma,
  • Il funzionigramma,
  • L’attribuzione ragionata degli spazi fisici,
  • L’allocazione quali quantitativa delle risorse umane,
  • L’attribuzione adeguata delle risorse impiantistiche, tecnologiche ed economiche,
  • Il dimensionamento dei tempi lavorativi e di attività.

I sistemi operativi, invece, sono tutte quelle attività e funzioni peculiari di un’organizzazione e che ci permettono di comprendere le regole ufficiali di tale azienda. Sono esempi di sistema operativo:

  • Procedure e protocolli di lavorazione,
  • Procedure di gestione amministrative,
  • Sistemi di controllo qualità,
  • Procedure e metodiche di selezione e sviluppo delle risorse umane.

Bisogna ricordarci, come richiamato dalle tematiche di psicologia del lavoro, che un’eccessiva proceduralizzazione e standardizzazione può invadere ambiti di flessibilità e autonomia individuale, andando ad influire negativamente sulla motivazione del personale.

Tutti i comportamenti personali, interpersonali e collettivi che i lavoratori mettono in atto all’interno di un’organizzazione sono i cosiddetti Processi sociali.

Un’organizzazione che produce beni/servizi standardizzabili punta molto sulla rigidità della struttura di base e dei sistemi operativi, a differenza di un’azienda che, invece, opera per produrre beni/servizi diversificati e personalizzati dove il vero centro di equilibrio dovrebbe poggiare sulle competenze, la professionalità e il comportamento sociale dei propri dipendenti.

I processi sociali sono differenziati in tre tipologie:

  • Processi sociali di accettazione, ovvero tutti quei comportamenti che dimostrano nei fatti il consenso degli appartenenti ad un’organizzazione, segno, quindi, di un’evidente e proficua identificazione dei lavoratori con l’organizzazione;
  • Processi sociali di rifiuto, ovvero tutti quei comportamenti che dimostrano il rifiuto di appartenenza all’organizzazione e l’aperto dissenso dei dipendenti all’organizzazione stessa;
  • Processi sociali di compensazione, ovvero quei comportamenti che, in assenza di precise indicazioni aziendali, interviene nell’organizzazione compensando mancanze o problematiche varie riscontrate.

Dei tre tipi di processo sociale esistente, quello peggiore per l’organizzazione è l’ultimo. Compensare a mancanze aziendali, senza l’intervento di essa nella modifica organizzativa richiesta non permette certamente una corretta visione organizzativa dell’azienda e i buoni risultati sono rimandati esclusivamente al buon senso di tali dipendenti.

Per concludere questa analisi, chiamata analisi sistemica, mancano due elementi:

  • Input: tutti gli elementi che influenzano la richiesta di beni/servizi prodotti,
  • Output: tutti i beni/servizi prodotti dall’azienda.

Fig.1 – rappresentazione grafica analisi sistemica

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